مدیریت تشریفات

• دوره مدیریت تشریفات چه دوره ای است؟
• مهارت های مورد نیاز مدیریت تشریفات چیست؟
• رشته مدیریت تشریفات روی چه اموری متمرکز است؟
• ضرورت شرکتدر دوره مدیریت تشریفات موسسه آموزش عالی فن پردازان چیست؟
• مزایای اخذ مدرک مدیریت تشریفات چیست؟
• فرصت های شغلی مدیریت تشریفات چیست؟
• اصول موفقیت مدیریت تشریفات چه می باشد؟

دوره مدیریت تشریفات چه دوره ای است؟

دوره مدیریت تشریفات به مدیران و برنامه ریزانی که به دنبال کسب مهارت های نوین و دانشی به روز در زمینه مدیریت تشریفات هستند کمک می کند. برنامه های مدیریت تشریفات برای تمامی افراد با رشته های تحصیلی متفاوت، می تواند مفید باشد. زیرا در این دوره تمام مباحث و موضوعات لازم به دانش پذیران آموزش داده می شود و نیازی به پیش نیاز های خاصی ندارد. موضوعات آموزشی دوره مدیریت تشریفات تقریبا مشابه با رشته گردشگری و مهمان داری می باشد. بنابراین دانشجویان و فارغ التحصیلان این رشته ها هم می توانند از مزایای این دوره استفاده کنند. موضوعاتی که در این دوره آموزش داده می شود شامل مباحثی همچون آشنایی با تشریفات، تشریفات و ارتباطات، پذیرایی و آداب مهمان نوازی و بهداشت در محیط کار می شود.

با شرکت در این دوره، دانش پذیران می توانند آموخته های خود در محیط های مختلف کسب و کار استفاده کنند. دوره مدیریت تشریفات در زمینه مدیریت مکانهای تشریفاتی مختلف ، اطلاعات جامع و کاربردی را درباره فرایند برنامه ریزی و مدیریت را به دانش پذیران خود ارائه می دهد. میزبانی و الزامات که از اهمیت ویژه ای در مدیریت تشریفات بر خوردار می باشد در این دوره آموزش داده می شود.

به عنوان مثال، زمانی که صحبت درباره مراسم عروسی باشد، لازم است که مدیران تشریفات با چندین بخش و صنف در ارتباط باشند و همگی به طور همزمان یک سری مسئولیت های خاص را اداره کنند، تا مراسم عروسی به بهترین شکل دایر شود. در این دوره علاوه بر مراسم عروسی، نحوه مدیریت مناسبت های مختلف تشریفاتی نیز معرفی می شوند و نحوه مدیریت هر کدام هم آموزش داده می شود. این مراسم ها می توانند ازدواج، مراسم رسمی، سرگرمی ها، کنسرت ها، انجمن های فرهنگی و غیره باشد. در کنار آموزش انواع مراسم ونحوه مدیریت هر کدام، دانش پذیران با مهارت ها و دانش لازم در زمینه مؤلفه های تشکیل دهنده بهداشت کار هم در این حوزه آشنا می شوند. بنابراین اصول بهداشت در کار مانند تعریف حادثه، علل بروز حوادث ، قوانین ايمني و سلامت حرفهاي در ایران و غیره نیز آموزش داده می شود. در این دوره هم چنین دانش پذیران درباره نحوه آماده سازی سالن،رستوران و چیدن میزها، برخورد با میهمان هم مطالب مفیدی خواهند آموخت. آشنایی با نحوه برخورد با مهمانان برای موفقیت هر مدیر تشریفاتی نیاز می باشد که در این دوره آموزش داده میشود.

مهارت های مورد نیاز مدیریت تشریفات چیست؟

مدیریت تشریفات یک حرفه ای است که بیشتر به افرادی نیاز دارد که بتوانند چند کار را به طور همزمان انجام دهند و آنها را مدیریت کنند. به همین دلیل افرادی که در این زمینه مشغول به کار می شوند باید دارای مهارت هایی باشند که مختص به این حوزه است. برخی از مهارت هایی که فرد باید برای رسیدن به موفقیت در این حرفه داشته باشد در لیست زیر آمده اند:

• داشتن دید عمیق به موضوعات

• داشتن درک بالای از موضوعات

• هوش و استعداد بالا

• تفکر انتقادی قوی

• توجه ویژه به جزئیات

• ذهن باز و خلاق

• اعتماد به نفس بالا

• نظم و هوشیاری نسبت به امور

رشته مدیریت تشریفات روی چه اموری متمرکز است؟

ممکن است از خود بپرسید یک مدیر تشریفات دقیقا چه کاری انجام می دهد. در برنامه ریزی برای تشریفات، مشاغل و مسئولیت های متفاوتی وجود دارد که هر کدام وظایف خاصی دارند. به همین دلیل معمولا مشتریان و حتی خود کارمندان در این حوزه با پیچیدگی ها و تنوع مواجه هستند. بیایید برای بررسی بیشتر، مدیریت تشریفات را با برنامه ریزی تشریفات مقایسه کنیم. در حالی که این دو مفهوم هر دو ارتباط نزدیکی با هم دارند، اما می توان گفت دو شغل کاملا متفاوتی هستند. تفاوت کلیدی آن ها هم در دو کلمه مدیریت و برنامه ریزی نهفته می باشد. به زبان ساده تر مدیران تشریفات مسئول مدیریت؛ و برنامه ریزان تشریفات مسئول برنامه ریزی برای تشریفات می باشند.
اما به خاطر داشته باشید که مدیر تشریفات ممکن است مسئولیت برنامه ریزی برای تشریفات را هم به عهده داشته باشد و یا برنامه ریز تشریفات هم مجبور باشد برخی از موضوعات را در کار خود، مدیریت کند. مدیران تشریفات و برنامه ریزان دوش به دوش یکدیگر کار می کنند و در بسیاری از مسئولیت ها، شبیه به هم هستند. اما برای بیان دقیق تر تفاوت میان این دو بهتر است با دقت و موشکافی بیشتری به بررسی نقش و وظایف مدیریت تشریفات بپردازیم. مدیریت تشریفات وظایفی مانند مدیریت و توسعه کسب کار در زمینه تشریفات را بر عهده دارند که می تواند شامل، کنفرانس ها، کنسرت ها، برنامه های تجاری، جشنواره ها و جشن ها باشد. مدیریت تشریفات شامل وظایفی مانند شناسایی مخاطبین هدف، شکل دهی وظایف، برنامه ریزی کلی و لجستیکی برای اجرای بهتر برنامه مدیریتی می باشد. این برنامه ها می تواند مدیریت تیم های مسئول هر بخش، بودجه بندی و نظارت بر روند انجام کار باشد.مدیران تشریفات همچنین مسئول نظارت بر کار تمام افرادی هستند که خارج از کادر تالار، برای برگزاری تشریفات منابع و تجهیزاتی را فراهم می کنند که می تواند شامل برنامه ریزان هم باشد. مسئولیت های خاص مدیر تشریفات می تواند به شرح زیر باشد:

• انتخاب و رزرو مکان برای برگزاری تشریفات

• هماهنگی مسئولیت ها و برنامه ها با فروشنده های خارجی

• فراهم کردن تجهیزات صوتی و سرگرمی

• برنامه ریزی برای ایاب و ذهاب و پارک اتومبیل ها

• کسب جواز های لازم

• رعایت تمام استاندارد های امنیت و سلامت

• توسعه برنامه های اورژانسی و آمادگی برای حوادث غیر مترقبه

• مدیریت بحران در تشریفات

• طراحی برنامه امنیتی

• نظارت بر تشریفات

به خاطر داشته باشید که فهرست بالا، فهرستی کامل نیست و به میزان مسئولیت ها و تخصص مدیریت و تمام کارکنان او بستگی دارد. شرکت های مدیریت تشریفات دائما مسئول برنامه ریزی و اجرای ملاقات های مهم و تشریفات خاص می باشند. در حالیکه جشن ها و کنسرت ها از جمله تشریفات معمولی برای مدیران تشریفات به حساب می آیند، اما رویداد های ورزشی، انجمن ها و جشن های بزرگ هم موقعیت هایی هستند که باید حتما تحت نظارت مدیران تشریفات اداره شوند تا نظم و هماهنگی خود را حفظ کنند. دولت ها و موسسه های غیرانتفاعی و شرکت های خصوصی همه به نوعی با شرکت های مدیریت تشریفات در ارتباط می باشند تا بتوانند مراسم های خاص خود را به نحو احسن اجرا کنند. در شرکت ها وسازمان های بزرگ مدیریت تشریفات یا جزئی از مسئولیت های بخش روابط عمومی می باشد و یا کارمندان خاص خود را دارد. همانند برنامه ریزان تشریفات، مدیران تشریفات هم باید از مهارت های سازمانی قوی برای موفقیت بر خوردار باشند. توانایی انجام چند کار به طور همزمان و حل موضوعات پیش آمده در کار و مدیریت زمان از اهمیت خاصی بر خوردار می باشد.
بنابراین یک مدیر موفق تشریفات باید بتواند وظایف خود و دیگر کارمندانش را اولویت بندی کند و دقیقا طبق برنامه ای پیش رود که او را به موفقیت می رساند. مدیریت تشریفات با ایجاد بینشی درباره تشریفات و نظارت بر نحوه اجرای آن آغاز می شود که هر دو این کار ها، نیازمند خلاقیت و انعطاف پذیری بالای مدیر می باشد. به دلیل اینکه مدیریت پروژه عنصرکلیدی موفقیت هر پروژه می باشد، مدیریت نه تنها باید به روند کار توجه کند، بلکه باید تیم کارمندان و مهارت های ارتباطی آن ها را نیز که از اهمیت بیشتری بر خوردار است، مدیریت کند.تعامل با افراد در هر سطح سازمانی بخشی از شغل و حرفه شما می باشد و نیازمند مهارت های ارتباطی قوی است تا در آن احساس راحتی کنید و بتوانید روابط خود را با دیگران تقویت کنید.

ضرورت شرکت در دوره مدیریت تشریفات موسسه آموزش عالی فن پردازان چیست؟

موسسه آموزش عالی فن پردازان با بهره مندی از اساتید مجرب و توانمند در رشته مدیریت تشریفات توانسته است یک محیط آموزشی عالی برای دانش پذیران خود رقم بزند. در این دوره با توجه به اهمیت مدیریت تشریفات در مراسم های مختلف، سعی بر آن شده است تا با تلفیق روش های یادگیری و توجه به سرعت و نوع یادگیری افراد آموزش هایی را ارائه دهد که برای عموم افراد علاقه مند به این رشته قابل فهم و جذاب باشد. خوشبختانه امروزه در کشور ما، بیش از پیش به برگزاری مراسم مهم توجه شده است و چه در بخش های خصوصی مانند بر گزاری جشن ها و چه در بخش های دولتی و سازمانی مانند مراسم های ورزشی و کنسرت ها، نیاز به بهره مندی از افراد متخصص در این حوزه بیش از پیش به چشم می خورد. پس برای بر گزاری چنین مراسمی بدون نقص و بدون بی نظمی، باید افرادی توانا و شایسته بر آن مدیریت کنند. این دوره می تواند به خوبی تمام اصول و روش های مهم و ضروری در مدیریت تشریفات مختلف را به دانش پذیران خود معرفی کند، به گونه ای که بعد از پایان این دوره به خوبی برای ورود به بازار کار این حرفه آماده می شوید. به طور کلی اخذ مدرک مدیریت تشریفات از موسسه آموزش عالی فن پردازان، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:

• این مدرک قابل ترجمه رسمی دادگستری می باشد و برای افرادی که قصد کار و مهاجرت به خارج از کشور دارند، یک مزیت بزرگ به حساب می آید.

• این مدرک مورد تایید سازمان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری کشور نیز می باشد که بر اعتبار آن می افزاید.

• شیوه های آموزشی این دوره ترکیبی می باشند و تجربه آموزشی منحصر به فردی برای دانش پذیران خود رقم می زند.

• تمام بسته های آموزشی این موسسه را می توانید از سراسر کشور خریداری و درب منزل خود آن را دریافت کنید.

• علاوه بر این موارد ذکر شده، تیم پشتیبان و دلسوز ما از ابتدای شروع آموزش شما را تا انتهای دوره با صبر و حوصله همراهی می کنند و به پاسخگوی سؤالات شماهستند.

مزایای اخذ مدرک مدیریت تشریفات چیست؟

اخذ مدرک مدیریت تشریفات مزایایی زیادی می تواند برای شما به همراه داشته باشد. از جمله این مزایا این است که شرکت ها با داشتن فردی متخصص برای برگزاری مراسم ها و جلسات خاص خود، استرس و فشار کمتری احساس می کنند. با اخذ مدرک مدیریت تشریفات می توانید با این مهارت هایی که در بالا بدان ذکر شد، به خوبی آشنا شوید و خود را برای ورود به حرفه های مختلف در زمینه مدیریت تشریفات آماده کنید. به هر حال برگزاری مراسم هایی مانند کنسرت ها، کنفرانس ها، برنامه های تجاری و جشن ها یک کار سازمانی بسیار پیچیده می باشد و دانش پذیران این دوره می توانند به خوبی خود را برای موفقیت در برنامه ریزی برای این چنین تشریفاتی آماده کنند. در این دوره دانش پذیران با وظایف مدیریتی سازمانی، روابط بین فردی و تجاری آشنا می شوند و این برنامه اغلب شامل موضوعات گردشگری و اصول مهمان نوازی می باشد. زیرا این دو حوزه ارتباط نزدیکی با مدیریت تشریفات دارد. در تمامی این موضوعات مفاهیم کلیدی مربوط به امور تشریفاتی آموزش داده شده است. مدیریت تشریفات یک کار بسیار پر مشغله است و موفقیت در آن بسته به ظرفیت و توانایی انجام کار فرد در شرایط تحت فشار می باشد. اخذ مدرک مدیریت تشریفات می تواند شما را برای چنین شرایط دشوار و چالش برانگیزی آماده کند.
یکی دیگر از دلائل اخذ گواهینامه مدیریت تشریفات اینست که مدیریت تشریفات به طور کلی یک صنعت در حال رشد می باشد که بازار کار متنوعی دارد. صنایعی مانند موسیقی و ورزش همیشه از خدمات مدیریت تشریفات بهره می برند. شرکت ها یا موسسات خصوصی می دانند که برای موفقیت و سود دهی بیشتر به مهارت و تخصص مدیریت تشریفات در ارائه کالا ها و خدمات شان نیاز دارند. دانش آموختگان این دوره ممکن است وارد حرفه گردشگری و مهمان نوازی شوند. برای مثال هتل ها معمولا تشریفات بیشماری را در هتل خود دایر می کنند مانند، ملاقات ها، جشن های عروسی و کنفرانس ها. دانش پذیرانی که علاقه مند به این موضوعات می باشند می توانند با شرکت در این دوره دانش و مهارت خود را در این باره افزایش دهند و خود را برای ورود به این حرفه کاملا آماده کنند. برگزاری یک تشریفات امری پیچیده می باشد و نیازمند تمرین و مهارت های زیادی است و فردی می تواند آن را به نحو شایسته انجام دهد که با این مهارت ها آشنایی داشته باشد. ما در اینجا به چند مزیت اخذ این مدرک مهم، اشاره کرده ایم:

• با گذراندن دوره آموزش مدیریت تشریفات می توانید در وقت و زمان خود صرفه جویی کنید.شرکت ها با سپردن امور مربوط به برگزاری مراسم های مختلف خود، به مدیران تشریفات می توانند در وقت و هزینه های خود صرفه جویی کنند. یک شرکت مدیریت تشریفات می تواند روابط خوب و پر سودی با هتل ها، فروشندگان و تهیه کنندگان برقرار کنند. همین کار می تواند شما را از سر و کار داشتن با این بخش ها، بی نیاز کند. همچنین آن ها از آنچه شما به دنبالش هستید کاملا اطلاع دارند و به دلیل تجربه ای که در این کار دارند، می توانند روش هایی را به شما معرفی کنند که منجر به کاهش هزینه های شما شود. بنابراین با سپردن کار ها به یک مدیر تشریفات خیالتان از بسیاری از مسائل آسوده می شود.

همین حالا در دوره مدیریت تشریفات شرکت کنید

• با اخذ مدرک مدیریت تشریفات می توانید ایده پردازی خلاقانه را در خود تقویت کنید.برنامه ریزان و مدیران تشریفات دارای ایده های خلاقانه هستند که می تواند به مراسم شما جلوه ای خاص و منحصر به فرد بدهد. مدیران تشریفات با مهارت ها و آموزش هایی که دیده اند، توانسته اند شیوه تفکر خلاقانه را در خود تقویت کنند و دیدگاه متفاوتی با دیگر افراد نسبت به مراسم های خاص داشته باشند. با داشتن مدرک مدیریت تشریفات می توانید با توجه به مخاطبین هدف، بودجه و نیاز های اولیه بهترین برنامه ریزی را انجام دهید. همچنین به خوبی می دانید انتخاب کدام ایده برای موفقیت و بهتر برگزار شدن مراسم، کاربردی تر می باشد.

• با اخذ مدرک مدیریت تشریفات به خوبی می توانید منابع مالی خود را مدیریت کنید.برنامه ریزی مقدماتی همیشه برای برگزاری مراسم مختلف، حیاتی میباشد.برگزاری موفقیت آمیز تشریفات نیازمند برنامه ریزی دقیق و جامعی است که تمام مراحل آن تشریفات به خصوص میزان بودجه و هزینه ها را به طور دقیق پیش بینی کرده باشد. با داشتن مدرک مدیریت تشریفات می توانید اهداف، وظایف و مسئولیت های نهایی خود را مشخص کنید. با اخذ این مدرک می توانید تمام جزئیات کار خود را مدیریت کنید و تمام مراحل مدیریتی را قدم به قدم طی کنید. علاوه براین، با اخذ این مدرک می توانید، اطلاعات خود را در این زمینه به روزکنید. مدیران تشریفات به خوبی می توانند بودجه و میزان هزینه ها را برنامه ریزی کنند و هرگونه تناقض موجود در آن را مدیریت کنند.

• با مدیریت تشریفات با فناوری های روز آشنا شوید.شرکت های مدیریت تشریفات از ابزار ها و نرم افزار هایی استفاده می کنند که به کمک آن ها می توانند خیلی راحت تر و حرفه ای تر با مشتریان و کارمندان خود ارتباط داشته باشند. تمام مراحل را از ابتدا تا انتها می توان در این نرم افزار ها مدیریت کرد. با استفاده از آن ها تمام کارمندان وظایف خود را دریافت می کنند و مدیر می تواند روند انجام کار آن ها را از طریق آن نظارت کند. این سیستم ها بیانگر درستی روند برگزاری مراسم می باشند و البته نشانه حرفه ای بودن شما در امر مدیریت می باشد. با اخذ مدرک مربوطه می توانید روی مسائل فوق مسلط شوید.

• با اخذ مدرک مدیریت تشریفات می توانید یک برنامه جامع برای برگزاری مراسم ها داشته باشید.برای شروع، برنامه ریزی در هر مراسم و تشریفاتی ضروری است به این معنا که یک برنامه روزانه یا ساعتی باید برای آن آماده شود، که با توجه به آن تمام امور مشترک مراسم ها مرحله به مرحله طی شود و همه افراد از وظایف خود کاملا آگاهی داشته باشند. برای مثال زمان سرور ناهار و شام به خوبی مشخص باشد، کدام کارمند مسئول چه کاری است و غیره. وقتی به خوبی با اصول مدیریت تشریفات آشنایی داشته باشید، چنین برنامه ریزی دقیقی به امری ساده برای شما تبدیل می شود و نیاز نیست زمان زیادی را صرف طراحی آن کنید.

• با توانایی مدیریتی خود در امر تشریفات می توانید به راحتی خطرات و چالش های موجود در زمان برگزاری مراسم را شناسایی، مدیریت و رفع کنید.یک مراسم پر از اتفاقاتی است که ممکن است کار شما را با شکست مواجه کند، از جمله حوادثی مانند آتش سوزی و بیماری های اورژانسی. اینجا است که مدیریت تشریفات میتواند به خوبی این شرایط را مدیریت کند و با توجه به تجربه و مهارت های خود برای چنین شرایطی از قبل برنامه ریزی کرده است، بنابراین کارمندان او به خوبی میدانند وظیفه هر کدام در این شرایط چیست. جدا از این حوادث احتمالی، مدیران تشریفات به خوبی با موضوعات امنیتی و سلامتی آشنایی دارند و همیشه برای آن ها تمهیداتی در نظر گرفته اند. با فراگیری اصول مدیریتی تشریفات می توانید تمام خطرات احتمالی را پیش بینی کنید و استراتژی های کاربردی برای مقابله با آن ها تعیین کنید.

فرصت های شغلی مدیریت تشریفات چیست؟

از فرصت های شغلی پیش روی دانش آموختگان دوره مدیریت تشریفات می توان به مدیر سالن و یا مدیر سالن های کنسرت اشاره کرد. وظایف مدیر سالن مدیریت روزانه پرسنل و امور مربوط به سالن تشریفات می باشد. همچنین او باید بتواند تمام خدمات ضروری را هم برای پرسنل و هم مشتریان به نحو احسن فراهم کند. از مهمترین وظایف او می توان به مدیریت خدمات رفاهی برای مشتریان، جلب رضایت مشتری ها، مدیریت کارمندان و برنامه ریزی برای وظایف آن ها اشاره کرد. علاوه بر این او مسئول مدیریت سودآوری سالن می باشد به گونه ای که باید با تمرکز بر هزینه ها، بودجه مربوطه را به گونه ای تقسیم بندی کند که در نهایت منجر به سودآوری برای سالن شود. او همچنین مسئول استخدام نیرو های جدید وارزیابی کار پرسنل می باشد. در کنار این موارد باید همیشه تیم کاری خود را با به روز ترین منابع آموزشی، به گونه ای آموزش دهد که بتوانند به بهترین نحو، وظایف خود را انجام دهند. فاکتور های زیادی می تواند بر تعیین درآمد آن ها تاثیر گذار باشد. یکی از این فاکتور ها محل سالن و نوع خدمات ارائه شده در آن می باشد. به همین دلیل با توجه به میزان سرمایه و تلاشی که در این راه صرف می کنید، می توانید توقع درآمد خوب داشته باشید.
مدیر سالن های کنسرت عنوان شغلی دیگری است که افراد پس از گذراندن این دوره می توانند در آن مشغول به کار شوند. وظایف این افراد نیز متنوع می باشد. در برخی از روز ها مسئول استخدام نیرو های جدید هستند، در روزهایی دیگر باید نیرو های تازه کار را آموزش دهند و یا جلساتی را برای عقد قرارداد با مشتری ها تنظیم کنند. بنابراین می توان گفت در این شغل هر روز برای شما روزی متفاوت می باشد و در این میان با افراد مختلفی هم سر و کار دارید که ممکن است مشاغل مختلفی داشته باشند. روزهایی که قرار است کنسرت اجرا شود شلوغ ترین روز شما خواهد بود با این حال در روز های عادی هم معمولا کار های متنوعی خواهید داشت. بر اساس آخرین آمارهای ارائه شده، میزان حقوق مدیر سالن های کنسرت در ایالات متحده آمریکا برابر با 42914 دلار در سال بوده است.
در کنار شغل مدیریت تشریفات، حرفه برنامه ریز تشریفات هم وجود دارد که وظیفه اصلی او دنبال کردن زمان بندی برنامه و نظارت بر تکمیل هر مرحله از برنامه، مدیریت کارمندان،پذیرایی و دیگر وظایف مربوط به امور جزئی می باشد. آن ها بر خلاف مدیران تشریفات، دغدغه بودجه بندی و زمان بندی کار ها را ندارند و نیازی نیست با مشتری ارتباط حضوری داشته باشند. اما باید تمام برنامه ریزی های مدیریت را گام به گام و طبق برنامه زمان بندی مدیر، انجام دهند. میزان حقوق و دستمزد برنامه ریز تشریفات در ایالات متحده آمریکا بین42618 تا 52717 دلار در سال 2019 بوده است.

همین حالا در دوره مدیریت تشریفات شرکت کنید

اصول موفقیت مدیریت تشریفات چه می باشد؟

به عنوان یک مدیر تشریفات باید بتوانید از نرم افزار های ساده ای برای پیش برد امور و وظایف خود استفاده کنید. وقتی بتوانید تمام وظایف تان را در نرم افزاری وارد کنید، تمام کارها را در یک لحظه می توانید مشاهده کنید و به این روش چیزی را از قلم نمی اندازید بنابراین دیگر نیاز نیست زمان زیادی را صرف تحلیل داده ها کنید. البته این نرم افزار ها زمانی کاربردی خواهد بود که بتوانید برنامه ریزی دقیقی هم برای آن داشته باشید. در بخش زیر می خواهیم اصول موفقیت یک مدیر تشریفات را بررسی کنیم:

• انتخاب صحیح حامی مالی و شفاف سازی اهداف

زمانی که حامی مالی را برای امور تشریفاتی خود انتخاب می کنید، باید اهداف خود را از برگزاری آن مراسم و تشریفات، کاملا شفاف سازی کرده باشید. به خاطر داشته باشید شما و حامی مالی باید هر دو کاملا با اهداف خود آشنا باشید. باید این سوال را در نظر گیرید که آیا حامی مالی می تواند تمام نیاز های شما را بر طرف کند؟ (برای مثال ممکن است لازم باشد مجوز های خاصی را اتخاذ کنید که حامی مالی هم باید از آن اطلاع داشته باشد). پس باید تمام وظایف تان را مشخص کنید و به خوبی موانع سر راه خود را شناسایی کنید. همچنین باید نرم افزار مناسب کار خود را انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید، تمام خدمات مشابه هم نیستند، پس برای رسیدگی به آن ها باید تحقیقات زیادی انجام دهید.

• استفاده از ابزار های ثبت نامی

ابزار های ثبت نامی یکی از فرایند های مدیریت تشریفات می باشند که برنامه ریزان به وسیله آن می توانند کار های زیادی انجام دهند. برای این کار باید سامانه ای داشته باشید که ازطریق آن مشتریان تان بتوانند یک پیش ثبت نام برای برگزاری تشریفات انجام دهند و پیش فاکتور دریافت کنند، هتل و بلیط های خاصی را رزرو کنند و برنامه های کاری شما را مشاهده کنند. اینکه بدانید تشریفات و مراسم مختلف را در همان مراحل اولیه چطور مدیریت کنید، یک امر حیاتی و کلیدی می باشد. بنابراین با ایجاد سامانه ثبت نام می توانید اطلاعات کافی را در مرحله اول از مشتری خود دریافت کنید و به این طریق در وقت و زمان خود صرفه جویی کنید و زمانی که مشتری حضوری به شما مراجعه می کند، یک پیش زمینه کامل درباره نوع تشریفات و انتظارات او خواهید داشت.

• تامین پشتیبان برای مشتری ها

اگر از یک اپلیکیشن یا نرم افزار خاصی استفاده می کنید، ممکن است مشتری ها نیازمند پشتیبانی شما باشند. ارتباط بر قرار کردن با مشتریان در زمان درست، منجر می شود، به خوبی با روند کار شما آشنا شوند و راحت تر تمام امور مربوط به تشریفات شان را به عهده شما گذارند. به خاطر داشته باشید که هر تاثیر منفی روی تجربه مشتری می تواند باعث خدشه دار شدن کار مدیریت شما شود، بنابراین حتما برای پشتیبانی و جوابگویی به مشتری، برنامه ریزی های دقیقی داشته باشید.

• اطلاع رسانی خوب و دقیق

هرچه بیشتر بتوانید مشتریان و مخاطبین هدف خود را درگیر کار و برنامه های خود کنید، مشتری های بیشتری را می توانید جذب کار خود کنید. اگر از نرم افزار و اپلیکیشن خاصی استفاده می کنید باید برای ارسال اعلان ها و پیشنهاد های خاص به مشتریان برنامه ریزی کنید و به دنبال جلب رضایت هرچه بیشتر مشتری های خود باشید. ارسال پیامک هم می تواند راه خوبی برای تبلیغات و اطلاع رسانی باشد. همچنین با استفاده از پیامک ها می توانید از بی نظمی ها جلوگیری کنید به طوری که با ارسال پیامک ، کلیه افراد شرکت کننده در مناسبت را از تاریخ و روز مراسم با خبر کنید.

• استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری

همیشه نسبت به فراگیری اصول استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری آماده باشید. حتی اگر خودتان با آن ها آشنایی ندارید، باید به دنبال فردی باشید که بتواند پشتیبان این تجهیزات باشد و در این زمینه تخصص و مهارت کافی داشته باشد.

• مدیریت مالی و آشنایی با مسائل حقوقی

علاوه بر موارد ذکر شده، مدیریت مالی هم برای مدیران تشریفات از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این مدیران باید بتوانند با استفاده از نرم افزار های مخصوص این مدیریت مالی،بودجه و منابع مالی خود را مدیریت و برنامه ریزی کنند و مخارج را متناسب با درآمد و سود حاصل از برگزاری تشریفات بررسی کنند. همچنین باید بدانند چه تسهیلات ویژه ای به کار خود اضافه کنند که ضمن کسب درآمد بیشتر، مانع هزینه های زیاد شود یا در صورت صرف هزینه، سود چند برابری دریافت کنند. موضوعات حقوقی و تنظیم قرارداد ها از مباحث پیچیده در بخش تشریفات می باشد و مدیران تشریفات باید به خوبی با انواع موضوعات حقوقی مربوط به کار خود و بند های مهم قرارداد آشنایی کامل داشته باشند تا بتوانند در صورت بروز مشکل با مشتریان خود، به خوبی از عهده آن برآیند. این موضوعات حقوقی شامل انواع گواهینامه ها، مجوز ها، و مدیریت ریسک، غیره می باشد.