تا دیر نشده مدیریت ریسک را یاد بگیرید

تا دیر نشده مدیریت ریسک را یاد بگیرید | مدیریت ریسک به این معنی می باشد که شما از  مهارت های اشخاص خاص استفاده کنید تا بتوانید تمامی ریسک های موجود در یک پروژه را شناخته، مورد بررسی قرار داده، اندازه گیری کرده و در نهایت بتوانید آن را به خوبی مدیریت کنید. از اهداف ضروری کارفرمایان و مدیران عامل در هر سازمان، حصول اطمینان از عملکرد مطلوب نظام مدیریت ریسک است. با توجه به تقسیم وظایف صورت گرفته مسئولین باید در تلاش باشند که با انجام فرآیند‌های اطمینان بخشی، مدیریت ریسک را ارزیابی نموده و نتیجه را به هیات مدیره گزارش ‌دهند.  شخصی که به نوعی در مدیریت پروژه ها مسئولیتی بر عهده دارد بایستی با مدیریت پروژه و مدیریت ریسک آشنایی داشته باشد تا بتواند به خوبی از پس انجام کارها بر آمده و از هر پیشامده مخربی جلوگیری کرده و یا به خوبی آن را مدیریت کند.

اغلب افراد بر این باور هستند که ریسک در نهایت می تواند تاثیر مخربی بر روی انجام پروژه داشته باشد و به گونهای مطابق با زمانبندی و یا بودجه ای که برای انجام پروژه مشخص شده پیش نرود و در نتیجه کاملاً روند کار را زیر سوال ببرد. به طور کلی  از درک وجه مثبت قضیه غافل هستند و به این قضیه فکر نمیکنند که ریسک میتواند دریچه ای بر فرصت ها، بهبود و توسعه و ایجاد تفکر جدید در یک سازمان باشد. اما قبل از این که به ادامه بحث مدیریت ریسک بپردازیم، لازم است به توضیح عباراتی بپردازیم که تا حدودی به شما کمک می کند که در ادامه مقاله با سوالات کمتری رو به رو شوید.

مدیریت پروژه 

منظور از مدیریت پروژه قوانینی است که به منظور شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار یک تیم برای دستیابی به اهداف مشخص و برآورده کردن معیارهای مشخص وضع می شود.

•    پروژه ها اغلب دارای آغاز و پایانی مشخص هستند به همین علت محدوده و منابع تعریف شده‌ای دارند.
•    یک پروژه تک و منحصر به فرد بوده و بنابراین یک کار معمولی نمی باشد بلکه مجموعه‌ی از عملیات بوده که برای دستیابی به یک هدف خاص طراحی شده است. 

PMBOK 

PMBOK  معروف ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه می باشد که با هدف یکپارچگی، اقدامات مدیریت پروژه را به مخاطبان خود ارائه دهد. در مجموع راهنمای PMBOK  مجموعه ای از استانداردهای مدیریت پروژه بوده که به شکل منظم از سمت موسسه مدیریت پروژه هر چهارسال یکبار مورد بازنگری سازنده ی آن  PMI قرار می گیرد. زمانی که این استاندارد به طور کلی اعمال شود، به شما و به مجموعه تان کمک می شود که حرفه ای ترعمل کنید. البته در نظر داشته باشید که PMBOk یک متودولوژی نیست بلکه مجموعه ایی از دانش مدیریت پروژه بوده که به  شما روش اجرای صحیح هرکدام از اقدامات مدیریت پروژه را خواهد آموخت.

مفاهیم مرتبط دیگری که در PMBOK آمده که به شرح زیر می باشد:

• رویداد ریسک: که منظور از آن اتفاق های مرتبط به هم با اثرات مثبت و یا منفی بر پروژه می باشد.
•  شناسایی ریسک: که منظور شناخت ریسک‌های احتمالی بر پروژه می باشد و تهیه مجموعه‌ای کامل از اسناد و مدارک که هر کدام بیانگر ویژگی های ریسک های شناخته شده را مورد بررسی قرار دهد.
• کمی کردن ریسک: بررسی کردن ریسک‌ها و تبادل آن‌ها به منظور ارزیابی محدوده نتایج پروژه.
• توسعه واکنش به ریسک: عکس‌العمل نسبت به تغییرات ریسک در طول دوره پروژه.

ارتباط مدیریت ریسک و مدیریت پروژه

البته این نکته انکار ناپذیر است که به هنگام اجرای پروژه، در سازمان ها و مجموعه های تجاری، ریسک وجود دارد. با این وجود شخصی که مسئولیت مدیریت پروژه را بر عهده دارد با تکیه بر مهارت ها و توانایی هایش بایستی در تلاش باشد که میزان ریسک موجود در پروژه را به حداقل رساند. در مجموع ریسک ها در دو نوع منفی و مثبت هستند. مدیران پروژه همواره با ریسک های منفی رو به رو نمی شوند، چرا که همانطور که اشاره کردیم ریسک های مثبت نیز وجود دارد. ریسک های منفی منجر به وقوع شرایط ناگهانی و مخرب برای پروژه می شود. از این رو، به محض شناسایی بایستی کنترل شوند. اما ریسک های مثبت می توانند مورد تایید مشتری و مدیریت قرار گیرند. تمام این ریسک ها بایستی تحت نظارت مدیریت پروژه قرار گیرد.

مدیریت ریسک پروژه

درواقع مدیران پروژه زمانی که ریسک ها را شناسایی کردند بایستی به کمک راه حل های موجود برای مقابله با ریسک اقدامی از سر بگیرند. مدیران پروژه می توانند استراتژی و روش رویارویی خود برای مواجه با مشکلات را در چهار مرحله تقسیم کنند. مراحل مدیریت ریسک موثر در یک سازمان به شرح زیر است:

•    شناسایی ریسک
•    اندازه گیری ریسک
•    پاسخ ریسک
•    نظارت و کنترل ریسک

شناسایی ریسک

یکی از بزرگ ترین چالش های موجود برای مدیران پروژه ها شناسایی ریسک های موجود می باشد که اغلب این شناسایی از طریق طوفان فکری یا استراتژی های ساختاری یا غیرساختاری صورت می گیرد. البته این بررسی توسط افرادی همچون مدیر پروژه و یا سایر سهامداران پروژه مورد توجه، حل و بررسی قرار خواهد گرفت. ریسک های که روند یک پروژه را می تواند دستخوش تغییر کند به شرح زیر است:

ریسک تامین کننده، ریسک منابع و بودجه. منظور از ریسک تامین کننده این است که تامین کننده زمانبندی مناسبی برای تامین منابع مورد نیاز را در اختیار مدیر پروژه قرار ندهد. منظور از مدیریت ریسک منابع این است که منابع انسانی مورد استفاده در پروژه کافی نباشد. ریسک بودجه زمانی اتفاق می افتد که هزینه ها بیشتر از آنچه که در بودجه برنامه ریزی شده بود، شود.

اندازه گیری ریسک

ریسک ها را می توان مطابق با کمیت سنجید و اندازه گیری کرد. مدیران پروژه بهتر است که برای این کار از یک ماتریس، احتمال وقوع ریسک را تحلیل کنند.

نظارت و کنترل ریسک

مدیران پروژه بایستی به طور منظم بر احتمالات و ریسک ها نظارت داشته باشند تا مطمئن شوند که بر آن ها کنترل دارند تا بتوانند ریسک های جدید را از طریق نظارت و ارزیابی مستمر شناسایی کنند.

فرآیند مدیریت ریسک به چه صورت است؟

در فرآیند برنامه ریزی شخص بایستی ریسک های مربوط به پروژه را شناسایی و درک کند. به این منظور می توان از اعضای تیم خواست کنند که لیستی از ریسک های احتمالی را ارائه می دهند، و در نهایت همه را در یک جا جمع آوری کرد تا به هنگام حذف و کلیه تغییرات مشکلی بوجود نیاید. به این منظور در ابتدا تیم باید به زیرگروه هایی تقسیم شود تا در آن هر گروه عواملی که منجر به ریسک در پروژه می شوند را شناسایی کنند. تیم ها نیز باید ریسک های شناسایی شده را مکتوب کرده تا بتوانند در نهایت به کمک روش هاس موجود برای حل آن پیش قدم شوند. دقت داشته باشید که ارزیابی احتمال و شدت اثر ریسک ها با کمک یک ماتریس انجام گیرد.

ثبت ریسک

ثبت ریسک شامل نمودارهایی بوده که در خصوص ریسک هایی می باشد که توسط سازمان شناسایی شده و اقدامات لازم برای حل آن صورت می گیرد. البته مدرک ثبت ریسک باید در دسترس همه اعضای تیم پروژه باشد. در مجموع مدیران بهتر است به خاطر بسپارند که نمی توانند در یک سازمان به طور کامل ریسک ها را از بین ببرند، در واقع هر پروژه شامل مجموعه ای از ریسک ها می شود که بهتر است مورد بررسی قرار گیرد. 

بنابراین اگر فرآیند مدیریت ریسک نادیده گرفته شود امکان دارد که پروژه ها با اثرات جبران ناپذیری رو به رو شود. اینجاست که اهمیت مدیریت ریسک مشخص می شود و التزام به یادگیری آن برای تمامی اعضای یک تیم مشخص می شود. آموزش پیشرفته و سنجش های مکرر ریسک از بهترین روش ها برای به حداقل رساندن آسیب ریسک ها می باشد.

اهمیت این موضوع تا حدی جدی است که با نگاهی به کارنامه افرادی که متحمل ضرر شده اند به این نتیجه می رسیم که عدم مدیریت ریسک منجر به ورشکستگی بسیاری از شرکت‌های بزرگ و آسیب دیدن جدی اقتصاد‌ها شده و همین امر منجر به تشویق افراد برای حل این چالش شده که در نهایت رشته تخصصی مدیریت ریسک به عنوان راه حلی برای این مشکل به وجود آمده است.

محدودیت های موجود برای مدیریت ریسک در چه مواردی خلاصه می شود؟

تمامی مسئولان و افرادی که به عنوان مدیران ریسک در مجموعه ها و سازمان ها مشغول به فعالیت هستند موظف هستند که قبل از اینکه اتفاقی رخ دهد حوادث را پیش بینی کنند تا بتوانند از بروز هر اتفاق ناگواری جلوگیری کنند. همچنین این افراد باید بتوانند که در فواصل زمانی متفاوت، ریسک ها و البته میزان اثر بخشی آنها را مورد بررسی قرار دهند. و اما سوالی که وجود دارد این است که ایا برای این برسی ها محدودیتی وجود دارد و اینکه ایا  در هر موقعیتی مورد استفاده واقع می شود؟ 
زمانی که مدیران می خواهند ارزیابی ریسک و واقعیت را به یکدیگر نزدیک کنند، بایستی برای شناسایی خطرات و تهدید های احتمالی و ارزیابی احتمال وقوع ریسک و شدت مولفه های آن، دانش و اطلاعات کافی داشته باشند. علاوه بر این، چنانچه محدودیتی برای مدیریت ریسک وجود داشته باشد، مدیران باید از خطا ها و یا شکست هایی که قبلا در این زمینه اتفاق افتاده، استفاده کنند.

با توجه به اینکه گاهی می توان از روش های مختلف برای ارزیابی ریسک بهره برد اما گاهی، دانش و تجربیات موجود در برخی از موقعیت های زمینه های تکنولوژی نوین ( مانند ارگانیسم هایی که به لحاظ ژنتیکی تعدیل شدند و سیستم های پیچیده متحول شده ) به حدی کم است که پیش بینی و ارزیابی وقایع منفی احتمالی دشوار می شود. از این رو، ارزیابی ریسک در چنین محیط هایی بایستی هوشمندانه انجام شود تا محدودیت های موجود مانع از رسیدن به نتیجه مطلوب نشوند. 

همچنین، می توان به منظور ارزیابی محدودیت های موجود در پروژه های مختلف، تحلیل های پیچیده قبلی و همچنین مواردی که ورای ارزیابی ریسک سیستماتیک هستند و به سازمان و جامعه آسیب وارد میکنند را مورد بررسی قرار داده و بر اساس آنها در مورد ادامه آن ریسک تصمیم گرفت. 
علاوه بر این، گاه دانش و تجربیات موجود در این زمینه محدود بوده و به همین علت، پیش بینی و ارزیابی وقایع منفی تا حدی دشوار می شود و در چنین شرایطی بهتر است که به دنبال منابع دیگری برای پیش بینی آینده باشیم.

چه مشاغلی با این رشته ارتباط بیشتری دارند؟

جالب است بدانید که حسابرسان داخلی به صورت مستقیم با نظام مدیریت ریسک در ارتباط هستند. در واقع با توجه به اینکه اثربخشی نظام مدیریت و ارزیابی ریسک های موجود برای سازمان در تحقق اهداف آن نقش کلیدی بر عهده دارد. براین اساس حسابرسان داخلی باید در ارتقای اثربخشی این نظام دارای نقش‌های مشخصی باشند. با توجه به مقاله ای که مطالعه کردید اهمیت و ضرورت آشنایی با مدیریت ریسک بر شما آشکار شد. در واقع در هر سمتی که باشید و در هر مجموعه ای مشغول به کار باشید احتمال بروز مشکل وجود دارد و شما با اشراف بر این علم خواهید توانست تمامی آن ها را مدیریت کنید.

چنانچه به دنبال این هستید که در کم ترین زمان ممکن نسبت به این علم، اطلاعات جامع و کاربردی کسب کنید تنها کافیست که در دوره مدیریت بورس که در موسسه آموزش عالی فن پردازان برگزار می شود شرکت کنید. موسسه آموزش عالی فن پردازان تحت نظارت مستقیم وزارت علوم، فناوری و تحقیقات فعالیت کرده و شما با شرکت در دوره مذکور موفق به اخذ گواهینامه پایان دوره با تایید این سازمان خواهید شد.