MSP چیست؟
MSP چیست؟
مدیریت پروژه به طور کلی به فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل پیشرفت یک پروژه گفته می شود. یک پروژه برای رسیدن به اهدافی که برای آن تعریف شده است باید کلیه جزئیات و عوامل تاثیر گذار بر آن را بررسی و کنترل کند. در حقیقت در مدیریت پروژه سعی می شود تا از منابع موجود بهترین استفاده را کرد و نتایج مشخصی را با توجه به بودجه تخصیص داده شده از قبل بدست آورد. به عبارت دیگر، مدیریت پروژه از دانش و مهارت ها و ابزارهای مورد نیاز در اجرای یک پروژه بهره می گیرد تا نیازها و انتظارات تعریف شده برای آن پروژه را برآورده کند.
نرم افزار کنترل پروژه MS Project
نرم افزار MSP نرم افزاری از زیر مجموعه نرم افزار آفیس است که برای مدیریت پروژه ها استفاده می شود. برای کنترل پروژه نرم افزارهای مختلفی وجود دارد که یکی از بهترین و قدیمی ترین آنها نرم افزار کنترل پروژه است. سال های زیادی است که از این نرم افزارها استفاده می شود و تعداد وسیعی از برنامه ریزان پروژه و کاربران آن را به کار می گیرند. این نرم افزار در مقایسه با بعضی از نرم افزارهای دیگر در مدیریت پروژه محدودیت ها و نقایصی دارد اما به دلیل استفاده راحت از آن بین کاربران بسیار محبوب است.
این نرم افزار علاوه بر استفاده آسان، قابلیت بکارگیری از امکانات ویندوز را دارد و با سیار نرم افزارهای آفیس سازگار است. این نرم افزار با محیط و جعبه ابزارهای سایر محصولات مایکروسافت شباهت کامل دارد، علاوه بر آن راهنمای آنلاین و کاملی در داخل این برنامه وجود دارد که کاربر به راحتی می تواند از آن استفاده کند. با کمک این نرم افزار می توان تمام مراحل مدیریت یک پروژه را از آغاز تا پایان و انتقال گزارش های نهایی انجام داد. به طور کلی می توان گفت MSP ابزاری است که به کمک آن می توان کارهای زیر را انجام داد:
- زمان بندی پروژه
- سازماندهی پروژه
- تعیین و تخصیص بودجه
- آماده سازی گزارش از روند کار
- پس از برنامه ریزی یک پروژه با کمک نرم افزار MSP کنترل و نظارت بر امور در حال انجام می توان به صورت زیر انجام داد
- برنامه ریزی برای جدول زمانبندی پروژه
- کنترل عملکرد واقعی کارها
- اصلاح طرح برای مشکلات احتمالی
- ارائه گزارش مورد نظر
در پروژه هایی که تعداد فعالیت آنها بیش از 9999 فعالیت باشد باید از نرم افزارهای پیشرفته تری استفاده کرد. اما همانطور که واضح است کار با نرم افزارهای پیشرفته تر کمی پیچیده تر می شود و بنابراین بهتر است برای کنترل پروژه ابتدا از نرم افزارهای ساده تر مثل MSP که استفاده از آنها آسان است استفاده کرد.
چرا MSP محبوب است؟
با وجود آنکه نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت و کنترل پروژه در حال حاضر در دسترس قرار دارد، اما اکثر افراد به دلیل راحت بودن کار با نرم افزار MSP و رابط کاربری آسان آن و از همه مهم تر پشتیبانی مناسب مایکروسافت از این نرم افزار آن را به سایر نرم افزارهای ترجیح می دهند.
MSP چه تفاوت هایی با سایر برنامه های کنترل پروژه دارد؟
تفاوت اصلی نرم افزار MSP با سایر نرم افزارهای کنترل پروژه قدرت برنامه ریزی و کنترل همزمان چندین پروژه است که مزیت بسیار بزرگی محسوب می شود و باعث شده به طور خاص شرکت هایی که پروژه های زیادی انجام می دهند به استفاده از این نرم افزار علاقمند شوند. برخی از کارهایی را که می توان با این نرم افزار انجام داده عبارتند از:
- ایجاد یک ساختار برای اجرای پروژه
- تعیین روابط بین فعالیت های اجرایی پروژه
- تعیین مدت زمان اجرای هر فعالیت
- تعیین زمان دقیق پایان پروژه
- پیش بینی هزینه ها
- تعیین تعداد نیروی انسانی مورد نیاز
از جمله ویژگی های اصلی MSP ایجاد بودجه بر اساس تخصیص کار و نرخ منابع است. با تخصیص منابع به وظایف می توان هزینه ها را محاسبه کرد. تعریف مربوط به منابعی مانند نیروی انسانی، مواد اولیه و تجهیزات را می توان بین پروژه هایی که از یک منبع مشترک استفاده می کنند تقسیم کرد.هر منبع تقویم مربوط به خود را دارد و این تقویم روزهایی که یک منبع در دسترس است را مشخص می کند. برای محاسبه هزینه ها از تخصیص منبع می توان استفاده کرد. هر یک از منابع را می توان به چندین وظیفه در چند طرح و هر وظیفه را می توان به چند منبع اختصاص داد. یکی دیگر از قابلیت های MSP تشخیص دسته های مختلف کاربران است. هر یک از دسته های مختلف کاربران سطوح مختلفی از دسترسی به پروژه را دارند. مواردی مثل تقویم ها، جداول، فیلترها و فیلدها در یک پروژه کلی ذخیره می شوند که بین تمام کاربران مشترک است.
.jpg)
نرم افزار MSP چه مزایا و چه معایبی دارد؟
از جمله ویژگی های نرم افزار MSP قابلیت آن برای استفاده در نظرسنجی و اولویت های فعالیت ها است. این ویژگی باعث ایجاد فضای همکاری در بین اعضای مجری یک پروژه شده و تصمیم گیری در یک پروژه را از حالت متمرکز خارج می کند. زمانی که تصمیم گیری از حالت متمرکز خارج می شود شانس موفقیت آن پروژه افزایش پیدا می کند. بنابراین استفاده از این نرم افزار باعث می شود یک مدیر پروژه می تواند تصمیمات درست تری بگیرد.
مدیریت و اختصاص منابع: با زیاد شدن پروژه ها و منابع در یک پروژه مدیریت آنها مشکل می شود. طراحی ابزارهای این نرم افزار به صورتی است که تخصیص دادن منابع و گزارش گیری از آنها بسیار آسان است. علاوه بر آن تخصیص منابع باعث می شود موارد از قلم افتاده یا آنهایی که هنوز شروع نشده اند به خوبی دیده شوند و در نتیجه کنترل یک پروژه دقیق تر شود.
ویژگی های مبتنی بر وب: با کمک این نرم افزار دیگر نیازی نیست که افراد برای مشاهده و ثبت وظایف خود نرم افزار MSP را نصب کنند و تنها می توانند با کمک مرورگر خود این کار را انجام دهند. این ویژگی به طور خاص برای شرکت ها و سازمان های بزرگ بسیار کاربردی است.
امکان برنامه نویسی: نرم افزار MSP این امکان را به کاربر می دهد که با کمک ابزارهای آن برنامه نویسی و اسکریپ نویسی کنند که در نتیجه قابلیت انعطاف پذیری این نرم افزا را افزایش می دهد.
معایب نرم افزار MSP:
عدم تغییر در برنامه زمانبندی: یکی از مشکلات این نرم افزار مشکل در ایجاد تغییر در برنامه زمانبندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها است. به همین دلیل در موارد بسیاری پیش می آید که برنامه زمان بندی مشخص شده از ابتدا تا انتهای پروژه تغییر نکند.
نسخه های مختلف MSP: این نرم افزار نسخه های مختلفی دارد که همین موضوع باعث می شود در استفاده از این نرم افزار دچار چالش شوید. در بعضی از موارد برنامه زمانبندی در نسخه بالاتر در نسخه های پایین تر قابل استفاده نیست.
یادداشت گذاری ضعیف: یادداشت گذاری در این نرم افزار ضعیف است و نمی توان آنها را به صورت گفتگو ثبت کرد. به عبارت دیگر امکان ثبت پاسخ در آن وجود ندارد و علاوه بر آن نمی توان یادداشت های قبلی را جستجو کرد، بنابراین در عمل استفاده از یادداشت در این نرم افزار غیر ممکن است.
عدم وجود امکان ارزیابی و پیش بینی عملکرد: از دیگر معایب این نرم افزار نداشتن امکان ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه است و مشخص است که این موضوع برای بسیاری از پروژه ها که پیش بینی عملکرد برایشان اهمیت زیادی دارد ایراد بزرگی محسوب می شود.