کارایی مدیریت تشریفات

کارایی مدیریت تشریفات

تعریف تشریفات

تشریفات، به گروه و یا مجموعه ای از فعالیت ها، عادات و رفتارهایی اطلاق میشود که با توجه به فرهنگ کشورها متفاوت بوده، از نظر اجتماعی و ملی و بین المللی توسط اکثر کشورها و ملل پذیرفته شده است. علاوه براین، غالبا برای میهمان های خاص و خارجی و در محیط های رسمی، از تشریفات رسمی استفاده شده که البته نحوه پذیرایی و استقبال از آنها به آموزش های بین المللی تشریفات نیاز دارد.  
اگر چه، این تشریفات از نظر بسیاری از افراد و مقامات پذیرفته نبوده  و به نظر میرسد که جنبه تجمل گرایی داشته باشد، اما ما برای استقبال و پذیرایی از میهمان های خارجی و رسمی که وارد کشور میشوند به این تشریفات نیاز داریم تا بتوانیم با دیگر کشورها بهتر ارتباط برقرار کرده و زمینه هر گونه سو تفاهم را از بین ببریم. همچنین، افرادی که گواهینانه مدیریت تشریفات داشته باشند، بیشتر به این تشریفات تسلط داشته و میتوانند برای مناسبات رسمی کمک کننده باشند. 
سرفصل های این مقاله شامل شامل تعریف تشریفات ، کارایی مدیریت تشریفات، آموزش مدیریت تشریفات، دوره مدیریت تشریفات ، مدرک مدیریت تشریفات ، گواهینامه مدیریت تشریفات ، شرح وظایف مسئول تشریفات، اصول رفتار بین المللی، تشریفات و روابط عمومی و استخدام در  تشریفات هتل هستند. 

اصول رفتار بین المللی

یکی  از مواردی که هر کدام از مقامات رسمی باید رعایت کنند، اصول رفتار بین المللی است که تقریبا برای همه کشورها یکسان بوده اما شخصیت های سیاسی و بلند پایه ای که به کشورهای خارجی سفر کرده و یا میهمان خارجی دارند، باید بدانند که در هر موقعیتی چگونه رفتار کنند. به عنوان مثال، افرا باید بدانند که در ابتدا چگونه خود را به یک مسئول رسمی که مقام شان از خودشان بالاتر و یا پایین تر است معرفی کرده و درجه علمی و یا سیاسی خود را بیان کنند. 
همچنین، این مقامات باید از نحوه پوشش و آداب و رسوم قابل قبول انواع کشورها اگاهی کامل داشته و مخصوصا در صورت مذهبی بودن آن کشور، به این مساله مهم نیز توجه داشته و طبق این اصل رفتار کنند. در کل، یک کشور زمانی میتواند از یک مقام رسمی و یا میهمان خارجی خود به بهترین نحو استقبال و پذیرایی کند که، از انواع آداب و رسوم کشور ها و اجرای آنها آگاهی داشته باشد. قابل ذکر است که در صورت داشتن جمعی از میهمان خارجی، همه گروه استقبال کننده باید به صورت هماهنگ مراسم تشریفات را انجام دهند. 

آموزش مدیریت تشریفات

تشریفات، از جمله فعالیت های جانبی است که لزوم و اهمیت آن مخصوصا در دیدارهای رسمی احساس شده و در صورتی که به صحیح ترین نحو انجام شود میتواند احساس خوبی در دیگران ایجاد کند. بنابراین، مدیران تشریفات باید مسئولیت انجام تشریفات را به افرادی واگذار کنند که گواهینامه مدیریت تشریفات داشته و بر نحوه ارایه اصول آن مسلط باشند تا بتوانند اینکار را با موفقیت و طبق اصول خاص آن انجام دهند.  
به منظور آشنایی و آموزش تشریفات رسمی و سازمانی به علاقمندان، مرکز آموزش مجازی فن پردازان، دوره آموزشی آموزش مدیریت تشریفات را برای دانش پذیران علاقمند به این حیطه ارایه کرده است. دوره مدیریت تشریفات فرصتی در اختیار دانش پذیران میگذارد تا توانایی های بالقوه خود را در جهت یادگیری اصول تشریفات به کار گرفته و تجارب ارزنده ای در این زمینه کسب کرده و برای محیط های رسمی از آن بهره ببرند. 
علاوه بر این، این مرکز در پایان دوره به دانش پذیرانی که در آزمون آنلاین نمره حد نصاب کسب کرده باشند ، مدرک مدیریت تشریفات اعطا میکند. قابل ذکر است که این مدرک مورد تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بوده و در همه موقعیت های شغلی و دولتی قابل استناد است و البته برای مهاجرت به کشورهای همسایه نیز مفید خواهد بود. 

شرح وظایف مسئول تشریفات

مسئول تشریفات ، فرد تحصیل کرده و حرفه ای است که در زمینه تشریفات و اصول آن تخصص و اطلاعات کافی داشته و در هتل ها مسئولیت پذیرایی از همه میهمان ها و انجام انواع مراسم های رسمی را برعهده داشته و در اینکار از کمک میزبان ها نیز بهره مند میشود. علاوه بر این، مسئول تشریفات وظایفی برعهده دارد که باید به بهترین نحو انجام دهد تا رضایت همه میهمان ها جلب شود. بنابراین، شرح وظایف مسئول تشریفات میتواند شامل : 
کسب اطلاعات لازم برای نحوه برخورد با انواع میهمان ها در محیط ها و مناسبات مختلف
مطرح کردن مشکلات احتمالی با دیگرمدیران تشریفات و تلاش برای رفع کردن آنها پیش از حضور میهمان ها
مشورت با دیگر مدیران تشریفات با تجربه برای ارایه بهتر خدمات تشریفاتی
داشتن انواع مهارت های ارتباطی برای دیدار و ارایه خدمات به میهمان ها
آماده کردن تجهیزات لازم و ضروری برای پذیرایی از میهمان ها

کارایی مدیریت  تشریفات

اصولا، تشریفات باید بر اساس اصول و قوانین خاصی انجام شود تا تاثیر گذار بوده و رضایت میهمان ها نیز جلب شود. علاوه بر این، اکثر قوانین تشریفات بین المللی بوده و کارایی آنها مخصوصا در دیدارهای رسمی کاملا مشخص و هویدا است. علاوه بر این، لزوم و کارایی مدیریت تشریفات، برای برخی از مکان ها و دیدارها بیشتر احساس شده و این امر میتواند بر روابط بین کشورها تاثیر چشمگیری داشته باشد. 
لازم به ذکر است که ، اصول و قوانین تشریفات، از قبل تعیین شده و همزمان با پیشرفت و تغییر فرهنگ جوامع باید در آنها اصلاحات و تغییراتی به وجود آورد. همچنین، گاهی میتوان تشریفات را مطابق با فرهنگ کشورهای مقصد و به طور متفاوت اجرا کرد تا آنها متوجه شوند که کشور مبدا با فرهنگ کشور مقصد اشنایی کامل داشته و ارتباط بین این دو، بیش از قبل محکم و دوستانه شود. 

تشریفات و روابط عمومی

عموما، میان تشریفات و روابط عمومی تفاوت هایی وجود دارد که موجب تفاوت کارایی آنها میشود. از جمله تفاوت ها این است که، تشریفات نوعی ارتباط غیر کلامی محسوب شده و معمولا فراتر از یک ارتباط ساده بوده و به همین جهت میتواند تاثیر زیادی بر مخاطب بگذارد بنابراین، باید حتما از قبل برای آن برنامه ریزی کرد تا بعدا مشکلی پیش نیاید در حالی که، روابط عمومی به کلام و استفاده از آن ارتباط دارد.
همچنین، غالبا مسئولیت تشریفات برعهده کارشناس های تشریفات است؛ آنها، غالبا از قبل زمینه و تجهیزات ضروری برای استقبال از میهمان ها را فراهم کرده و پیش از ورود میهمان ها، هر گونه کمبود و یا عیب و نقص را رفع و رجوع نمایند تا بتوانند به خوبی از میهمان ها پذیرایی کند.
قابل ذکر است که، مسئول تشریفات باید به یک زبان خارجی تسلط داشته و در پایان کار نیز، گزاش کارشان را به صورت مکتوب به مدیران ارشد تحویل داه شود تا هم کیفیت و کمیت کار ارزیابی شود و هم در صورت وجود نقص، آنها را برطرف نمایند تا در موارد بعدی تکرار نشوند.  

استخدام در تشریفات هتل

هتل ها، نقش های مهم وکلیدی را در ارایه تشریفات داشته و افراد و میزبان هایی که در هتل مشغول به کار میشوند، باید دانش و تخصص این کار را داشته و با حسن سلیقه و ابتکارات خود به نحوی از میهمان ها پذیرایی کنند، که نظر و رضایت شان را جلب کرده و آنها را برای مراجعه دوباره به هتل ترغیب نمایند زیرا اصولا ملاک کیفیت و برتری یک هتل از دیدگاه بسیاری از میهمانها ، نحوه پذیرایی و استقبال است. 
بنابراین ، مدیر تشریفات باید برای استخدام درتشریفات هتل کمی سختگیر بوده و افراد منظمی را انتخاب کند که نه تنها با اصول تشریفات رسمی آشنایی داشته باشند بلکه، مسئولیت تمام امور تشریفاتی در موقعیت های مختلف را پذیرفته و و ظایف خود را به نحو شایسته ای انجام دهند.