مدیریت بحران چیست؟
مدیریت بحران به مجموعه ای از فعالیت ها گفته می شود که به منظور کاهش عوارض یک رخداد انجام می پذیرد. در واقع مهارت هایی که سازمان ها بایستی به آن اشراف پیدا کنند تا بتوانند در مواقع حساس از آن ها استفاده کند و با تکیه بر آن از منافع کلیه سهام داران حفاظت کرده و البته بقای سازمان را نیز حفظ کنند. افرادی که در روابط عمومی مشغول به فعالیت هستند. در ابتدا به بحران و مفهوم آن اشاره خواهیم کرد.
بحران معانی بسیار متفاوتی دارد، به طور کلی می توان گفت خطراتی که اگر به صورت هوشمندانه کنترل و مدیریت نشوند عواقب بسیار ناگواری را به همراه خواهد داشت. به طور کلی به تمامی خطراتی که امنیت عمومی یک سازمان و یا مجموعه را تهدید کرده و در صورتی که کنترل نشوند زیان های مالی جبران ناپذیری به همراه خواهند داشت و در نتیجه منجر به از بین رفتن اعتبار یک سازمان و همچنین از هم گسیختگی آن خواهند شد. از جمله حوادثی که به عنوان بحران می توان از آن ها یاد کرد می شود به بلایای طبیعی و یا حوادث صنعتی اشاره کرد.
برای مثال گاهی ضررهای مای هنگفتی در بازار سهام برای افراد پیش می آید و اختلافات حقوقی بین سازمان ها به وقوع می پیوندد. و این مسائل از جمله بحران هایی است که شرکتها و منافع سهامداران را تهدید می کند. گاهی مواقع عواقب جبران ناپذیر هستند از این رو کارفرمایان و یا صاحبان سرمایه فرصت این را پیدا نمی کنند که بتوانند مجدداً به وضعیت امن قبلی خود برگردند. با توجه به آنچه گفته شد در واقع مدیریت بحران به مجموعه فعالیت های گفته می شود که آسیب های احتمالی از بحران های پیش بینی شده و یا پیش بینی نشده را به حداقل رسانده و از آن ها جلوگیری می کند.
.jpg)
در حین بروز بحران چه باید کرد؟
زمانی که یک شرکت با بحران بزرگی مواجه می شود در قدم اول یک مدیر موفق بایستی بداند چگونه امنیت از دست رفته را به مجموعه برگرداند. در غیر این صورت خسارت های ناشی از بحران در وضعیتی که امنیت تامین نشده باشد تشدید خواهد شد. سپس پیش بینی و پیشگیری تمامی اتفاقاتی است که ممکن است آینده یک سازمان و سرمایه سرمایه داران و همچنین امنیت شغلی نیروی کار را در معرض خطر قرار دهد.
بعد از تامین امنیت، مسائل مالی و اعتباری بایستی مورد بررسی قرار بگیرد. مدیریت بحران باید به اندازه ای هوشمندانه صورت بگیرد که سازمان ها و البته افراد متضرر بتوانند در کمترین زمان ممکن میزان آسیب را به حداقل برسانند.
بنابراین یک مدیر موفق همواره با در نظر گرفتن اهمیت مدیریت بحران برای بقای سازمان تلاش در استخدام و آموزش افرادی دارد که بتوانند در لحظات حساس با آرامش کامل تمامی آسیب ها را شناخته و آمادگی کامل برای مواجه با هر اتفاقی را داشته باشند و در مقابله با بحران ها به صورتی کاملا هوشمندانه ایستاده و تمامی آسیب ها را شناخته و بازسازی کرده و سازمان را به روند قبلی اش برگردانند.
مدیریت بحران به 3 دسته تقسیم می شود:
مرحله پیش از بحران ، زمان رویارویی با بحران و مراحل بعد از بحران
مرحله پیش از بحران در واقع همان پیشگیری از حوادث پیش بینی شده و پیش بینی نشده است و البته آمادگی برای مواجهه با حوادث احتمالی.
مرحله پاسخ دهی و رویارویی با بحران در واقع شرایطی است که مدیران بایستی با آن مقابله کنند.
و در مرحله پس از بحران نیز مدیران بایستی با استفاده از راهکارهای موجود و با مشورت با دیگر کارمندان، حوادث آتی را شناسایی کرده و با توجه به مهارت هایی که دارند مشکلات را به حداقل رسانده و تلاش در بازسازی آسیب های وارد شده بر سازمان کنند.
در واقع جلوگیری از بحران هایی که در آینده ممکن است سرنوشت یک سازمان را تحت تاثیر قرار دهد بایستی در مجموعه فعالیت های برنامه های مدیریتی گنجانده شود تا از خطرات جدی جلوگیری شود.
مراحل پیشگیری و آماده سازی
گزینش و البته آموزش تیم های منابع انسانی به منظور رویارویی و مقابله با بحران ها می باشد. در این مرحله افراد می توانند با اجرای فعالیت های آزمایشی آمادگی کافی برای مدیریت بحران را به دست آورده و همچنین کارایی راه حل های تدوین شده را سنجیده تا بتوانند نقاط ضعف و قوت کار را شناسایی کنند و بعد از این مرحله در تلاش باشند که با حفظ نقاط قوت، نواقص کار را نیز رفع کنند. در واقع سازمانهایی که از موارد پیش بینی شده ای پیروی می کنند در جلوگیری از بحران ها موفق تر از دیگران عمل می کند.
برای مثال می توان به سازمان هایی اشاره کرد که به آموزش نیروی کار، بازبینی و همچنین انجام آزمایشهایی برای سنجیدن کارایی تیم و تدابیر در نظر گرفته شده می پردازند. و اما مهمترین کاری که بایستی قبل از بحران انجام شود جمع آوری و همچنین تنظیم طرحهای مدیریت بحران است. در واقع هر سازمانی باید فهرست تمامی اطلاعات ضروری مرتبط به کار، دستورالعمل هایی که باید در زمان وقوع بحران به آن ها عمل کرد و همچنین دسترسی به فرم های خاصی که در هنگام مواجهه با بحران به آن نیاز است را در جای امنی داشته باشد. در دسترس بودن این گونه اطلاعات موجب صرفه جویی در زمان می شود.
هر مدیری بایستی که با استفاده از علم مدیریت بحران، وظایفی را از پیش تعیین کرده و به عهده اعضای تیم بگذارد تا در زمان وقوع رخدادهای ناگهانی، افراد بدانند که بایستی چه کاری انجام داده و چه وظیفه ای را بر عهده بگیرند. افرادی که معمولاً تیم مدیریت بحران را تشکیل میدهند متشکل از پرسنل روابط عمومی، امور مالی، اجرایی، حسابداری و منابع انسانی می باشند.
در نظر بگیرید که سیستمهای رایانهای یک شرکت با مشکل مواجه شود، طبیعتاً برای حل بحران پیش آمده بایستی از حضور پرسنل بخش فناوری اطلاعات بهره برد. با این مثال متوجه اهمیت آموزش و آشنایی تمامی پرسنل با مهارت های مدیریت بحران می شویم. از این طریق می توان تا حدودی در وقت صرفه جویی کرد و تمامی افراد به صورت یک تیم دست به دست هم دهند و مشکلات پیش آمده را حل کنند.
و اما از افرادی که به عنوان یک تیم ویژه قرار است که بحران های پیش روی شرکت را مدیریت کنند و همچنین مدیران یک مجموعه انتظار می رود که سخنگوی خوبی باشند و بتوانند به هنگام وقوع بحران با رسانههای خبری مصاحبه و با سایر پرسنل ارتباط برقرار کرده و از این طریق خبر رسانی های لازم انجام شود بنابراین قدرت بیان از اهمیت ویژهای برخوردار است در واقع مدیران بایستی واضح و روشن سخن گفته و در حین گفتگو از استفاده از اصطلاحات تخصصی خودداری کند. گاهی عدم شفافیت در هنگام مصاحبه می تواند این گونه از سوی دیگران برداشت شود که مدیران قصد گمراه کردن افکارعموم را دارند.
آنچه تمامی افراد و مدیران سازمان ها باید به خاطر بسپارید این است که بحران هر چه باشد بزرگ یا کوچک نیازمند حضورمدیری است که با هوش هیجانی بالای خود بتواند آن را مدیریت کند. در واقع خود آگاهی، مدیریتی شخصی، آگاهی اجتماعی و مدیریت روابط از جمله خصوصیاتی است که میتواند به هر مدیر به هنگام رویارویی با بحران کمک شایانی کند.
منظور از خود آگاهی در واقع این است که مدیر بایستی از احساسات خود و فکری که نسبت به دیگران دارد آگاه باشد. شخص با آگاهی از احساسات خواهد توانست که مسئولیت هر چیزی را بر عهده بگیرد. چنانچه مدیران نتوانند بر احساسات خود تسلط کامل داشته باشند، برای مثال در زمانی که مشکلی پیش می آید شاید نتواند خشم و یا ناراحتی خود را کنترل کند و در نتیجه نخواهد توانست که رفتاری مناسب با شرایط را داشته باشد و احساسات در این زمان عملکرد افراد را زیر سوال خواهد برد.
طبیعتا کسی که نتواند عملکرد و البته احساسات خود را کنترل کند به هنگام بروز مشکل هم نخواهد توانست که دیگران را کنترل کند. اما ارتباط ذهن آگاهی با مدیریت بحران در این است که شخص خواهد آموخت که هر چیزی که در این لحظه رخ میدهد را ثبت کند اما واکنش احساسی نسبت به آن نشان ندهد. در نتیجه شخص وقت کافی را خواهد داشت که هوشمندانه در خصوص اتفاقی که افتاده است بیاندیشد و بهترین روش را برای حل آن در پیش بگیرد. زمانی که مدیران بیاموزند که چگونه دیگران را در جریان بحرانی که پیش آمده قرار دهند، این شانس را خواهند داشت که با جلب همکاری از سوی سایر افراد بتوانند مشکلات پیش آمده را زودتر حل کرده و آسیبهای وارد شده را برطرف کنند.
مدیریت روابط و البته مهارت های اجتماعی برای داشتن روابط دوستانه است. در واقع یک مدیر موفق بایستی با گروهی از افراد، روابط دوستانه ای را داشته باشید به این منظور که از حضور این افراد و تجارب شان بتواند در پیشبرد اهداف سازمانی استفاده کند. مدیرانی که روابط خوبی با دیگران دارند به هنگام بروز مشکل می توانند از سوی رهبران سازمان های دیگر حمایت شده و در نتیجه این افراد می توانند در زمان کوتاه تری بحرانهای پیشرو را برطرف کرده و به وضعیت قبلی خود برگردد.
و اما از دیگر ویژگی های مثبت مدیران موفق این است که در قبال تمامی شکست های خود جوابگو باشند. در واقع افراد موفق در عرصه کار همواره مسئولیت پذیر بوده اشتباهات خود را پذیرفته و همچنین عواقب مشکلات پیش آمده را نیز خواهد پذیرفت. چنین امری منجر به این می شود که کارمندان انگیزه کافی برای انجام کارها داشته و البته صداقت و صمیمیت بیشتری را در حین انجام وظایف خود خرج کنند و در هنگام بروز مشکل در برطرف نمودن موقعیت های دشوار و رسیدن به آرامش به همکاری و همیاری بپردازند.
البته آنچه مورد توجه است این است که یک مدیر موفق به هنگام بروز مشکل نباید به تنهایی تمامی مسئولیت را برعهده بگیرد. گاهی مشکلات با سیاست برطرف نمیشود چرا که نیاز به هم فکری و انجام فعالیت هایی دارد که در نتیجه برای انجام آن ها به حضور دیگران نیاز خواهد بود.
و اما آنچه به عنوان نکته پایانی لازم است به آن اشاره شود این است که پایان یک بحران زمانی نیست که در واقع مشکل حل شده باشد! بلکه نقطه واقعی پایان یک بحران آن زمانی است که مجموعه و تمامی نیروهای انسانی مشغول در آن از وضعیتی که در آن قرار دارند رضایت داشته و در حال سازماندهی مجدد و البته حرکت رو به جلو باشند، فرآیندی که برای رسیدن به آن به مدت زمان بیشتری و البته مهارت های زیادی نیاز خواهد بود، مهارت هایی که کسب کردن آن ها با شرکت در دوره های مدیریت بحران امکان پذیر است. آنچه در این حین از اهمیت ویژهای برخوردار است حفظ نگرش مثبت می باشد در واقع مدیران بایستی سعی کرده که با حفظ ذهنیت مثبت خود دیگران را نیز دلگرم کرده تا کارایی پرسنل موثر واقع شود.
و اما خبر خوب این است که موسسه آموزش عالی فن پردازان تحت نظارت مستقیم وزارت علوم، فناوری و تحقیقات اقدام به برگزاری دوره مدیریت بحران کرده است. دوره ای کاملاً تخصصی و پیشرفته که تمامی مدیران بهتر است به منظور ارتقاء و بهبود سطح کیفی مدیریت خود در این دوره شرکت کرده تا بتواند با تمامی جوانب کاری آشنا شده و همواره از خطرات و تهدیداتی که آینده یک سازمان را تهدید میکند آشنا شده و برای جلوگیری از آن بتوانند برنامه های خاصی داشته و تمهیدات درستی در نظر بگیرند.