مدیریت ارتباطات پروژه

مدیریت ارتباطات پروژه

تعریف مدیریت پروژه

مدیریت پروژه ، یک حوزه تخصصی بوده و در آن مدیران همه بودجه و منابع مالی را به کار گرفته و برای انجام یک یا چند پروزه از آن استفاده میکند. علاوه بر این، هر پروژه دارای مشخصات و ویژگی های خاصی بوده و به اتمام رساندن آن مستلزم استفاده از تکنیک ها و ابزارهای خاصی بوده و البته، مدیران پروژه حتما باید زمان مشخصی را برای پایان آن تعیین کنند. 
یکی از وظایف مهم مدیران این است که، با پایان گرفتن پروژه، آن را به دقت بررسی کنند که آیا این پروژه طبق وضعیتی که برای آن تعریف و پیش بینی کرده بودند پیشرفت داشته،  نیازمند اقدامات اصلاحی بیشتر است و برای بهبود وضعیت آن باید چه کارهایی انجام داد. علاوه بر این، شروع و انجام انواع پروژه های خاص دارای اصول و مراحلی است که باید به دقت شرح داده شده و در مورد آنها با کارشناس ها مشورت شود. 
سرفصل ها این مقاله شامل تعریف مدیریت پروژه، مراحل مدیریت پروژه، مدیریت هزینه پروژه، آموزش مدیرت پروژه، دوره مدیرت پروژه ، مدرک مدیرت پروژه ، گواهینامه مدیرت پروژه ، نرم افزارهای مدیریت پروژه و  مديريت ريسک در پروژه هستند. 

مدیریت هزینه پروژه | project cost management

مدیریت هزینه پروژه، یکی از مراحل مهم انجام پروژه  محسوب میشود که در آن، میزان هزینه های احتمالی و بودجه مورد نیاز برای اجرا و کنترل یک پروژه تخمین زده میشود و غالبا، افراد متخصص به این کار می پردازند زیرا به راحتی میتوانند انواع هزینه را براورد کنند. 
هدف از تخمین هزینه های پروژه این است که مدیر بتواند پروژه را طبق هزینه تصویب شده و با موفقیت کامل به پایان برساند. بنابراین، یک مدیر پروژه باید با هزینه های احتمالی یک پروژه مشابه آشنایی داشته و بتواند اطلاعات مورد نیاز خود را به طور دقیق جمع آوری کرده، انها را تجزیه و تحلیل نموده و با استفاده از شیوه های حسابداری، صحت و دقت  آنها را بررسی کند و سپس به مسئولین پروژه ارایه دهد. 
همچنین، مدیران باید با توجه به تجهیزات موردنیاز بودجه لازم برای پروژه را به صورت تقریبی و کمی بیشتر تعیین کنند تا در میانه راه اجرای پروژه با کمبود بودجه و مشکلات مالی مواجه نشوند. در نهایت، مدیر باید با توجه به تدبیر و تجربیات خود از کارکنان و مسئولینی استفاده کند که بودجه تخصیص یافته را هدر نداده و از بودجه به درستی استفاده کند. 

نرم افزارهای مدیریت پروژه

کنترل و نظارت بر برخی از پروژه های عمرانی و ساختمانی و تجاری کاری دشوار و حساس بوده و مدیران میتوانند به این منظور از نرم افزارهای مدیریت پروژه موجود کمک بگیرند تا پروژه با موفقیت به پایان برسد. غالبا، این نرم افزارها بسیار متفاوت و متنوع بوده و کیفیت و کمیت کارایی شان نیز با هم تفاوت دارد، بنابراین، این وظیفه مدیران و مهندسین است که با توجه به نوع پروژه از میان نرم افزاهای موجود دست به انتخاب زده و البته آموزش مدیر پروژه نیز به نحوه انتخاب نرم افزار مطلوب کمک میکند. 
نرم افزارهایی که میتوانند دراین زمینه به مدیران کمک کنند،  شامل نرم افزار PMA، نرم افزار TL، نرم افزار TLW، MSP، Primavera، نرم افزار CA-SP، نرم افزار HMP، نرم فزار SPM، نرم افزار PRI و نرم افزار PS6 هستند. هر کدام از این نرم افزارها، دارای ویژگی ها و قابلیت های منحصر به فردی بوده و  میتوانند به نحو کنترل شده ای بر اجرا و اتمام پروژه نظارت داشته و در صورت وجود هر گونه خظا و نیاز به اصلاحات ، آنرا پیش از پایان پروژه نشان میدهد. 

آموزش مدیریت پروژه

انجام هر پروژه ای، مستلزم استفاده همزمان از بسیاری از فاکتورهای و قواعد و قوانین خاصی است و قطعا فردی که قصد مدیریت چنین پروژه هایی را باشته باشد،  باید در این زمینه دانش خاصی و مهارت داشته و آموزش مدیریت پروژه را پشت سر گذاشته باشد. علاوه بر این، فردی که به اطلاعات ودانش مدیریت مسلط بوده و گواهینامه مدیریت پروژه داشته باشد، برای کنترل و نظارت بر پروژه های عمرانی مناسب و شایسته تر است.  علاوه بر این، داشتن سابقه کاری و تجربه عملی آموزش مدیر پروژه نیز امتیاز مهمی برای مدیران محسوب میشود. 
مرکز آموزش مجازی فن پردازان، برای مدیران علاقمند به یادگیری اصول مدیریت پروژه، استفاده از بسته های آموزشی دوره آموزش مدیریت پروژه را پیشنهاد میدهد. دوره مدیریت پروژه به همه دانش پذیران و مدیران علاقمند فرصتی میدهد تا با انواع تکنیک های مدیریت پروژه آشنا شده و دراین زمینه کسب تجربه کرده و برای موقعیت های عملی تجربه کافی به دست آورند.
علاوه بر این، این مرکزدر پایان دوره، به دانش پذیرانی که در آزمون آنلاین دوره حد نصاب نمره را کسب کرده باشند، مدرک مدیریت پروژه اعطا میکند. قابل ذکر است که این مدرک مورد تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بوده ، در همه موقعیت های شغلی و دولتی قابل استناد است و البته برای مهاجرت به کشورهای همسایه نیز مفید خواهد بود. 

مراحل مدیریت پروژه

به طور کلی، هر پروژه دارای مجموعه ای از یک پروسه ها و مراحل بوده که مدیران از قبل برای آن برنامه ریزی کذده و برای موفقیت و به اتمام رساندن پروژه از آن استفاده میکنند. مراحل مدیریت پروژه عبارتند از : 
1. آغاز پروژه: در این مرحله،  مدیران تعریف اولیه ای از پروژه و مراحل اصلی آن ارایه داده  که مواردی مانند تجزیه و تحلیل شرایط پروژه، تعیین برنامه دراز مدت و کوتاه مدت پروژه و مخص کردن فرصت های موجود را شامل میشود. 
2. برنامه‌ریزی دقیق قبلی برای هر مرحله از پروژه: مدیران موظف هستند که در این مرحله، برای بودجه، زمان و تعداد نیروی انسان مورد نیاز ، دریافت مجوز برای انجام کارها، تضمین کیفیت منابع به کار گرفته شده، برنامه ریزی برای مدیریت ریسک و تخمین زمان مورد نیاز برنامه ریزی انجام دهند.  
3. اجرای پروژه: شروع پروژه نباید زیاد به تعویق بیافتد و مدیران و سرپرستان باید بعد از برنامه ریزی و تعیین منابع و زمان و مکان پروژه، پروژه را به صورت عملی و رسمی آغاز کنند. 
4. نظارت و کنترل بر روند کار: مدیران ، باید بتواند مشکلات موجود در هنگام اجرای پروژه را شناسایی نموده و راهکارهایی برای آن ارایه داده و البته نتیجه بررسی های مراحل قبلی و تاثیر آنها را نیز در نظر داشته باشند.
5. تکمیل پروژه: در مرحله آخر، مدیران پروژه باید سیر پروژه را تجریه و تحلیل کرده و نظر مهندسین را نیز در این زمینه جویا شوند تا در نهایت، بتوانند نتیجه کار را ارزیابی نموده و از تطابق آن با برنامه ریزی های قبلی تعیین شده اطمینان حاصل کنند.  

مديريت ريسک در پروژه

مدیریت ریسک به این معنی است که یک مدیر بتواند در صورت بروز مشکلات از قبل تعیین نشده، به درستی آنها را مدیریت کرده و در این میان خللی به سازمان و یا پروژه وارد نشود . از طرف دیگر، اگر مدیران بتوانند مشکلات احتمالی را به موقع شناسایی کنند، در واقع به پیشرفت پروژه کمک کرده و مدیریت ریسک در پروژه را به بهتربن نحو انجام داده اند . 
قابل ذکر است که مدیریت ریسک در پروژه در پنج مرحله قابل اجراست که شامل نظارت و گزارش دادن انواع ریسک ها ، برنامه ریزی برای شناسایی خطرات و مشکلات احتمالی پروژه و ارایه راهکار، ارزیابی هزینه ها با توجه به استانداردهای موجود برای هر پروژه  و میزان احتمال وقوع ، شناسایی ریسک ها و ثبت آنها و تجریه و تحلیل و بررسی علت حادث شدن انها و مدیریت و اداره کردن و استفاده از روش های اجتناب از ایجاد ریسک، کاهش ایجاد ریسک، پذیرش برخی از ریسک ها و واگذاری ریسک ها به افراد مختلف هستند.